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主  任:韩 鹏
 








档案上交
更新时间:2007/2/8 点击次数:2195

四川信息职业技术学院档案移交接收制度

      一、学院档案室统一保管文书(党群、行政、出版、外事)、教学、科研、基建、财会、设备仪器、产品、声像、人事(教职员工和学生)等九大类档案,为学校党政管理、教学、科研服务。
    二、各类档案材料的收集、整理、移交工作是一项十分重要的工作,各部门要加强对这项工作的领导,并纳入本部门的职责范围和有关人员的岗位职责。
    三、档案室应依据归档范围,按时认真做好文件材料的移交接收工作,并与有关部门及人员办理好移交接收登记手续。
    四、各部门的兼职档案员负责对本部门文件材料的收发、登记、保管、预立卷和移交工作。
    五、学院档案室接收所保管的档案材料范围及移交时间:
    1、按年度产生的本院文件、上级来文等应于次年3月份移交档案室;
    2、按年度在教学工作中产生的文件(综合管理文件同1)应在完成一个周期后于当年12月底前一次性移交;
    3、每项科研课题结束或部分项目完成后产生的材料,应由科研处指定专人在2个月内移交;
    4、每项基建工程竣工验收后产生的材料,应由基建负责人审核签字并指定专人整理好材料、按要求叠好图纸后2个月内移交; 
    5、学院计财处和经济独立核算单位每年形成的材料,应由这些单位指定专门的会计人员在本部门保存2年后,按部门全部移交;
    6、大型设备开箱时,应由档案室人员参加验收资料,并按学院规定及时移交应归档材料;
    7、相关部门产生的有关人事档案材料应及时移交;
    8、招生就业处、教务处、学生处、各系部所产生的有关学生档案材料应在产生时及时移交;
    9、其它有关资料按相关规定办理。
    六、凡由档案室接收保管的档案材料,必须达到以下要求:
    1、归档的文件材料必须齐全、完整,不完整、不准确以及不符合归档要求的文件材料,档案室应要求有关部门和人员进行补交、整理。
    2、预立卷归档范围和保管期限划分正确;
 3、移交的档案文件材料符合长期保存的要求,即:材料内无圆珠笔、铅笔、复写纸和水彩笔等书写的文件。
    七、归档材料移交时必须填写移交目录,一式两份,经清点核对无误后,双方在目录上签名盖章,一份由移交单位保存,另一份由档案室保存,以备待查。
    八、学院档案室档案管理人员应与各部门兼职档案员保持密切联系,主动上门服务,帮助指导,督促检查,按时归档移交;各部门亦应密切配合,抓紧做好收集、整理、预立卷、移交等工作。
    九、附件
    本制度由学院办公室负责解释,自发布之日起执行。